Todos tenemos claro que las reuniones, por lo general, no sirven para nada. Sin embargo, aún sabiendo esto y siendo tan conscientes, todos los días en la gran mayoría de empresas se siguen celebrando reuniones de la misma forma que siempre.

Estos son algunos hacks que puedes aplicar a tus reuniones con el fin de acabar con la reunionitis aguda:

0. Agenda

Lo primero y más importante es avisar a todos los participantes, por anticipado, de los temas que vas a tratar en la reunión. Aplicaciones como DO ponen esto muy fácil, tanto en la preparación como en la toma de notas y seguimiento de resultados a posteriori. Imprescindible.

1. Eliminar sillas

Si eliminas las sillas de la sala verás como la dinámica de la reunión cambia por completo. Mejora la colaboración (siempre que la disposición sea circular). Mejora la creatividad y disposición de la gente. Investigadores de la universidad de Washington, en un estudio, encontraron que los participantes sin sillas estaban más conectados, menos territoriales sobre sus ideas y generaron más creatividad en los resultados.

2. Todos de pie

A colación de la anterior, ¿has probado a hacerla de pie? Evitará que sea larga, focalizará la atención y hará que la reunión sea mucho más dinámica. Nosotros la usamos para la reunión diaria y funciona muy bien, de los 10 minutos no pasa.

3. Hazlas Voluntarias

¿Por qué sigues obligando a todos a entrar? Quizás alguien tiene algo más importante que hacer. Si hay un buen seguimiento post-reunión, hazlas voluntarias y que cada uno sea suficientemente responsable para participar o para pasar en función de su carga de trabajo.

Si la gente va a la reunión porque quiere, entonces será mucho más productiva. Y si nadie quiere o puede, entonces tienes la mejor métrica que podrías tener para saber que no era necesaria.

4. Con un tiempo establecido

No es el tiempo que planificas que durará. Es el tiempo que durará. Este matiz es importante. Usa un cronómetro, lo que sea, pero haz que no dure más de lo que has planificado, bajo ningún concepto. Solo así la gente focalizará 100% en la reunión y no en contar lo que hizo el fin de semana.

5. Cuanta menos gente, mejor

En una buena reunión, los participantes sobran. Al hacerlas voluntarias permitirás que si alguien no está aportando se pueda ir antes de que termine. O si alguien no tiene nada que aportar ni siquiera vaya. Esto es clave porque a menos gente, mejor será la dinámica y mejores resultados obtendremos.

6. Trae soluciones, no problemas

Esto es clave. Normalmente criticamos, ponemos en valor los problemas y nos olvidamos de las soluciones o trasladamos las soluciones a otra reunión. Prohibido hablar de problemas y obligatorio traer soluciones para que el resultado sea ágil.

7. Cancela la reunión

Este es el hack definitivo. Como lo oyes: cancela la reunión. ¿Estás seguro de que es imprescindible hacerla? Prueba a cancelarla y ver los resultados.

Artículo original publicado en Eureka Experts

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